Dane wystawcy i sprzedawcy na fakturze a JPK VAT - poradnik

Wystawianie faktur przez osoby trzecie w imieniu i na rzecz sprzedawcy to praktyka dozwolona przez polskie przepisy podatkowe. Jednak wiele przedsiębiorców zastanawia się, jak prawidłowo ująć takie dokumenty w pliku JPK VAT oraz jakie dane powinny znajdować się na fakturze. Kwestia ta wymaga szczególnej uwagi, ponieważ nieprawidłowe podejście może prowadzić do problemów z organami podatkowymi.

Przepisy ustawy o VAT jasno określają zasady wystawiania faktur, ale praktyczne zastosowanie tych regulacji w przypadku upoważnienia osoby trzeciej budzi wątpliwości. Szczególnie istotne jest zrozumienie, które dane są obligatoryjne na fakturze, a które można umieścić fakultatywnie. Równie ważne jest prawidłowe odzwierciedlenie tych informacji w deklaracji VAT i pliku JPK.

Podstawy prawne wystawiania faktur przez osoby trzecie

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż, dostawę towarów oraz świadczenie usług dokonywane na rzecz innych podatników VAT lub osób prawnych niebędących podatnikami. Ten obowiązek spoczywa przede wszystkim na sprzedawcy jako podmiocie dokonującym transakcji gospodarczej.

Faktury stanowią dokumenty sformalizowane, które muszą być przygotowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi wyłącznie wtedy, gdy dokument odzwierciedla w sposób precyzyjny i zgodny z rzeczywistością zaistniałe zdarzenie gospodarcze. Każdy element faktury ma znaczenie dowodowe i może być przedmiotem kontroli organów podatkowych.

Kluczowym przepisem umożliwiającym delegowanie obowiązku wystawienia faktury jest art. 106d ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z tym regulacją, faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy określony w art. 18a ustawy.

Regulacje unijne również potwierdzają dopuszczalność takiego rozwiązania. Art. 220 Dyrektywy Rady w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej stanowi, że każdy podatnik upewnia się, że faktura została wystawiona przez niego, nabywcę, usługobiorcę lub w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią. Dyrektywa nie ustanawia dodatkowych wymogów, które musiałyby spełniać podmioty trzecie w celu uzyskania uprawnień do wystawiania faktur.

Istotne jest zrozumienie, że możliwość wystawiania faktur przez osobę trzecią nie zmienia charakteru prawnego transakcji. Sprzedawcą w dalszym ciągu pozostaje podatnik dokonujący dostawy towaru lub świadczenia usługi, a osoba trzecia pełni wyłącznie funkcję techniczną w procesie dokumentowania sprzedaży.

Wymagane elementy faktury wystawionej przez osobę trzecią

Faktura wystawiona przez osobę trzecią musi zawierać wszystkie elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Te elementy mają kluczowe znaczenie dowodowe i służą potwierdzeniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Szczególną uwagę należy zwrócić na punkt 3 tego przepisu, który wymienia jako obligatoryjny element imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.

1. Identyfikacja podatnika jako sprzedawcy z pełną nazwą i adresem
2. Dane nabywcy towarów lub usług wraz z adresem
3. Numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy
4. Data wystawienia faktury i data dokonania sprzedaży
5. Szczegółowy opis przedmiotu transakcji
6. Kwoty netto, stawki VAT i kwoty podatku
7. Numer faktury zgodny z przyjętą numeracją

Z przepisów ustawy o VAT nie wynika bezwzględny obowiązek umieszczania na fakturze danych wystawcy będącego osobą trzecią. Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 16 marca 2023 roku, faktury VAT mogą zawierać również inne dane, w tym informacje o osobie trzeciej jako wystawcy faktury, ale nie jest to element obligatoryjny.

Podmiot upoważniony do wystawiania faktur nie może w żaden sposób zastępować danych sprzedawcy swoimi danymi. Upoważnienie ma charakter czysto techniczny i nie wpływa na określenie stron transakcji gospodarczej. Sprzedawcą pozostaje podatnik dokonujący rzeczywistej dostawy towaru lub świadczenia usługi, niezależnie od tego, kto technicznie wystawił fakturę.

Przedsiębiorstwo produkcyjne upoważniło biuro rachunkowe do wystawiania faktur sprzedaży. Na fakturze muszą znaleźć się dane przedsiębiorstwa jako sprzedawcy oraz nabywcy, wraz z ich numerami NIP. Dane biura rachunkowego mogą być dodatkowo umieszczone jako informacja o wystawcy, ale nie zastępują danych rzeczywistego sprzedawcy.

Kluczowe znaczenie ma prawidłowe wskazanie na fakturze nazwy podatnika jako sprzedawcy oraz danych nabywcy wraz z ich adresami i numerami identyfikacji podatkowej. Te elementy są niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT i muszą być zgodne z rzeczywistymi stronami transakcji gospodarczej.

Konstrukcja i zawartość faktury według interpretacji organów podatkowych

Interpretacje organów podatkowych jednoznacznie wskazują na konieczność zachowania klarowności w konstrukcji faktury wystawionej przez osobę trzecią. Dyrektor KIS w przywołanej interpretacji podkreślił, że wszelkie następstwa podatkowe związane z transakcją leżą po stronie podmiotów faktycznie dokonujących sprzedaży, niezależnie od tego, kto technicznie wykonał czynność wystawienia faktury.

Na fakturach wystawionych przez podmiot upoważniony musi być wskazana nazwa podatnika jako sprzedawcy oraz dane nabywcy wraz z ich adresami i numerami identyfikacji podatkowej. Te informacje stanowią podstawę do prawidłowego rozliczenia VAT zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Identyfikatory podatkowe umożliwiają organom skarbowym weryfikację prawidłowości rozliczeń i kontrolę obiegu dokumentów.

Organy podatkowe nie widzą przeszkód w umieszczaniu na fakturach dodatkowych danych wystawcy faktury. Takie informacje mogą być pomocne w przypadku konieczności kontaktu w sprawach technicznych związanych z dokumentem lub w sytuacjach wymagających wyjaśnień dotyczących procesu wystawienia faktury.

Istotne jest również zrozumienie, że upoważnienie do wystawiania faktur nie zmienia niczego w kwestii podmiotów będących stronami transakcji. Wszystkie prawa i obowiązki wynikające z transakcji gospodarczej pozostają po stronie rzeczywistego sprzedawcy i nabywcy, a osoba trzecia pełni wyłącznie funkcję pomocniczą w procesie dokumentowania.

Praktyczne zastosowanie tych zasad oznacza, że przedsiębiorca korzystający z usług osoby trzeciej w zakresie wystawiania faktur musi zapewnić prawidłowy przepływ informacji o dokonanych transakcjach. Osoba trzecia musi otrzymać wszystkie niezbędne dane do wystawienia faktury zgodnej z rzeczywistością gospodarczą i wymogami prawnymi.

Zasady ujmowania faktur w deklaracji VAT i pliku JPK

Deklaracje VAT zawierają dane identyfikacyjne podatnika zgodnie z par. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie VAT. Te dane identyfikacyjne obejmują przede wszystkim identyfikator podatkowy NIP podatnika oraz pełną nazwę podatnika w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi.

Zgodnie z par. 3 rozporządzenia, dane identyfikacyjne podatnika w deklaracji obejmują również inne elementy w zależności od rodzaju podatnika. Dla osób fizycznych wymagane jest wskazanie nazwiska, pierwszego imienia oraz daty urodzenia podatnika. Dla podatników niebędących osobami fizycznymi konieczne jest podanie pełnej nazwy podatnika. Dodatkowo wszystkie deklaracje muszą zawierać adres poczty elektronicznej.

• Identyfikator podatkowy NIP podatnika składającego deklarację
• Pełną nazwę podatnika lub dane osobowe w przypadku osoby fizycznej
• Adres poczty elektronicznej do kontaktu z podatnikiem
• Numer telefonu kontaktowego jako element fakultatywny
• Nazwę systemu informatycznego użytego do przesłania deklaracji

Plik JPK VAT zawiera również część ewidencyjną regulowaną przez art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej. Ewidencja ta musi obejmować szczegółowe dane dotyczące rodzaju sprzedaży, podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego oraz korekty podatku należnego z podziałem na stawki podatku.

Szczególne znaczenie mają dane z faktur służące do poprawnego odliczenia podatku naliczonego w części ewidencyjnej JPK VAT. Zgodnie z par. 11 ust. 4 rozporządzenia, dane te obejmują numer identyfikujący dostawcę lub usługodawcę na potrzeby VAT, imię i nazwisko lub nazwę dostawcy, numer faktury, datę wystawienia faktury oraz datę wpływu dokumentu.

Praktyczne aspekty wystawiania faktur przez osoby trzecie

W praktyce gospodarczej wystawianie faktur przez osoby trzecie najczęściej występuje w relacjach z biurami rachunkowymi, firmami świadczącymi usługi księgowe lub wyspecjalizowanymi podmiotami zajmującymi się obsługą dokumentów finansowych. Takie rozwiązanie pozwala przedsiębiorcom na skupienie się na podstawowej działalności gospodarczej, przekazując aspekty techniczne związane z dokumentowaniem sprzedaży profesjonalistom.

Kluczowym elementem sukcesu takiego rozwiązania jest prawidłowe przygotowanie umowy upoważniającej osobę trzecią do wystawiania faktur. Umowa powinna precyzyjnie określać zakres uprawnień, sposób przekazywania danych o transakcjach, terminy wystawiania faktur oraz procedury kontroli prawidłowości dokumentów. Ważne jest również określenie odpowiedzialności stron za ewentualne błędy lub opóźnienia.

Przedsiębiorca korzystający z usług osoby trzeciej musi zapewnić terminowe i kompletne przekazywanie informacji o dokonanych transakcjach. Dane te muszą obejmować wszystkie elementy niezbędne do wystawienia prawidłowej faktury, w tym szczegółowy opis przedmiotu sprzedaży, kwoty, stawki VAT oraz dane nabywcy. Jakiekolwiek opóźnienia lub niepełne informacje mogą prowadzić do problemów z terminowym wystawieniem faktur.

Istotnym aspektem praktycznym jest również kwestia archiwizacji i przechowywania faktur wystawionych przez osobę trzecią. Obowiązek przechowywania dokumentów spoczywa na podatniku będącym rzeczywistym sprzedawcą, ale praktyczne aspekty mogą być realizowane przez osobę trzecią na podstawie odpowiednich ustaleń umownych.

Firma produkcyjna zleca biuru rachunkowemu wystawianie faktur sprzedaży. Każdego dnia przekazuje biuru informacje o dokonanych wysyłkach towarów wraz z danymi nabywców. Biuro przygotowuje faktury zawierające dane firmy jako sprzedawcy, ale dodatkowo umieszcza informację o sobie jako wystawcy dokumentu. W JPK VAT ujmowane są wyłącznie dane rzeczywistego sprzedawcy.

Współpraca z osobą trzecią w zakresie wystawiania faktur wymaga również uwzględnienia aspektów związanych z ochroną danych osobowych. Osoba trzecia otrzymuje dostęp do wrażliwych informacji handlowych, w tym danych kontrahentów, co wymaga odpowiednich zabezpieczeń zgodnych z RODO.

Specyfika ujmowania danych w systemach informatycznych

Systemy informatyczne używane do generowania plików JPK VAT muszą być odpowiednio skonfigurowane, aby prawidłowo obsługiwać faktury wystawione przez osoby trzecie. Kluczowe jest zrozumienie, że w pliku JPK VAT nie należy umieszczać danych osoby trzeciej jako wystawcy faktury, lecz wyłącznie dane rzeczywistego sprzedawcy będącego stroną transakcji gospodarczej.

Żadna pozycja pliku JPK VAT nie wymaga ani nie przewiduje umieszczenia danych osoby trzeciej jako wystawcy faktury w imieniu i na rzecz podatnika. Oznacza to, że choć dane wystawcy mogą znaleźć się na fakturze jako informacja dodatkowa, to w elektronicznej ewidencji VAT nie powinny być uwzględniane. Systemy księgowe muszą być zaprogramowane tak, aby automatycznie pomijać te dane przy generowaniu pliku JPK.

Praktyczne wdrożenie tej zasady wymaga odpowiedniej konfiguracji pól w systemie księgowym. Dane sprzedawcy muszą być zawsze tożsame z danymi podatnika składającego deklarację VAT, niezależnie od tego, kto technicznie wystawił fakturę. System musi automatycznie podstawiać właściwe dane identyfikacyjne sprzedawcy, nawet jeśli faktura została przygotowana przez osobę trzecią.

Istotne jest również zapewnienie spójności danych między fakturami a ewidencją księgową. Niezależnie od tego, kto wystawił fakturę, wszystkie transakcje muszą być ewidencjonowane na kontach księgowych rzeczywistego sprzedawcy. System musi automatycznie przypisywać przychody i należny VAT właściwemu podmiotowi, ignorując dane techniczne dotyczące wystawcy faktury.

Kontrola poprawności danych w systemach informatycznych powinna obejmować również weryfikację zgodności między danymi na fakturach a danymi w JPK VAT. Systemy mogą być wyposażone w funkcje automatycznego sprawdzania, czy dane sprzedawcy w JPK odpowiadają rzeczywistemu podmiotowi dokonującemu sprzedaży, a nie osobie trzeciej wystawiającej dokument.

Konsekwencje podatkowe i odpowiedzialność stron

Wystawianie faktur przez osobę trzecią nie zmienia rozkładu odpowiedzialności podatkowej między stronami transakcji. Wszystkie konsekwencje podatkowe związane z dokumentowaną sprzedażą pozostają po stronie rzeczywistego sprzedawcy, który musi wykazać przychody w deklaracji VAT i zapłacić należny podatek. Osoba trzecia nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość rozliczeń podatkowych, ale może ponosić odpowiedzialność za błędy techniczne w wystawianych dokumentach.

Rzeczywisty sprzedawca pozostaje zobowiązany do zewidencjonowania dokonanej sprzedaży i wykazania jej w deklaracji podatkowej dla celów VAT. Musi również zapewnić, że wszystkie faktury wystawione przez osobę trzecią są prawidłowe pod względem merytorycznym i formalnym. W przypadku kontroli podatkowej to sprzedawca będzie musiał wyjaśnić wszelkie nieprawidłowości w dokumentach.

Osoba trzecia wystawiająca faktury ponosi odpowiedzialność za prawidłowość formalną dokumentów oraz zgodność z przekazanymi przez sprzedawcę danymi. Jeśli osoba trzecia popełni błąd techniczny przy wystawianiu faktury, może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec sprzedawcy za szkody wynikające z tego błędu. Dlatego umowy o wystawianie faktur powinny precyzyjnie określać zakres odpowiedzialności stron.

Organy podatkowe w przypadku kontroli będą badać prawidłowość rozliczeń u rzeczywistego sprzedawcy, niezależnie od tego, kto wystawił faktury. Sprzedawca musi być przygotowany na przedstawienie dokumentacji potwierdzającej upoważnienie osoby trzeciej oraz procedur kontroli jakości wystawianych faktur. Brak odpowiedniej dokumentacji może być traktowany jako nieprawidłowość w prowadzeniu ewidencji.

Szczególną uwagę należy zwrócić na terminy wystawiania faktur przez osobę trzecią. Opóźnienia w wystawieniu faktur mogą prowadzić do naruszenia terminów określonych w ustawie o VAT, za co odpowiedzialność ponosi rzeczywisty sprzedawca. Dlatego umowy z osobami trzecimi powinny zawierać jasne postanowienia dotyczące terminów oraz kar umownych za opóźnienia.

Najczęstsze pytania

Nie, żadna pozycja pliku JPK VAT nie wymaga umieszczenia danych osoby trzeciej jako wystawcy faktury. W JPK VAT należy umieszczać wyłącznie dane rzeczywistego sprzedawcy będącego stroną transakcji gospodarczej, niezależnie od tego, kto technicznie wystawił fakturę.

Faktura musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, w szczególności dane rzeczywistego sprzedawcy i nabywcy wraz z ich adresami i numerami NIP. Dane wystawcy mogą być umieszczone dodatkowo, ale nie są obligatoryjne i nie mogą zastępować danych sprzedawcy.

Pełną odpowiedzialność podatkową ponosi rzeczywisty sprzedawca dokonujący transakcji gospodarczej. To on musi wykazać sprzedaż w deklaracji VAT i zapłacić należny podatek. Osoba trzecia pełni wyłącznie funkcję techniczną i nie przejmuje obowiązków podatkowych związanych z dokumentowaną sprzedażą.

Przepisy nie wymagają zachowania szczególnej formy umowy upoważniającej osobę trzecią do wystawiania faktur. Umowa może być zawarta pisemnie, elektronicznie lub ustnie. Ze względów dowodowych zaleca się jednak formę pisemną, która ułatwi wykazanie uprawnień osoby trzeciej w przypadku kontroli.

System musi być skonfigurowany tak, aby automatycznie rozdzielać dane wystawcy od danych sprzedawcy i przy generowaniu JPK VAT uwzględniać wyłącznie dane rzeczywistego sprzedawcy. Należy zapewnić automatyczne mapowanie właściwych danych identyfikacyjnych oraz funkcje kontroli poprawności przed wygenerowaniem pliku JPK.