Kontrola podatkowa a ustanowienie pełnomocnika

Kontrola podatkowa stanowi jedno z kluczowych narzędzi organów skarbowych służące do weryfikacji prawidłowości wypełniania obowiązków podatkowych przez podatników. Przeprowadzana jest przez organy podatkowe pierwszej instancji wobec podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych. Głównym celem takiej kontroli jest sprawdzenie, czy kontrolowani właściwie wywiązują się z wszystkich obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa podatkowego.

W praktyce gospodarczej coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na ustanowienie pełnomocników do prowadzenia spraw podatkowych. Może to być podyktowane złożonością przepisów podatkowych, brakiem czasu na samodzielne prowadzenie korespondencji z organami podatkowymi lub chęcią skorzystania z profesjonalnej pomocy specjalistów. Ustanowienie pełnomocnika wprowadza jednak pewne modyfikacje w procedurze przeprowadzania kontroli podatkowej, które warto znać zarówno podatnikom, jak i ich reprezentantom.

Moment wszczęcia kontroli podatkowej przy ustanowionym pełnomocniku

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje w ściśle określonym prawnie momencie. Zgodnie z treścią art. 284 § 1 Ordynacji podatkowej, kontrola rozpoczyna się poprzez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej przez kontrolujących. Ten moment ma kluczowe znaczenie prawne, ponieważ od tego momentu rozpoczynają się wszystkie procedury kontrolne oraz zaczynają obowiązywać określone prawa i obowiązki zarówno kontrolowanego, jak i organów kontrolnych.

W przypadku obecności kontrolowanego, doręczenie dokumentów następuje bezpośrednio do jego rąk własnych. Zasada ta dotyczy osób fizycznych, natomiast w przypadku osób prawnych lub innych jednostek niemających osobowości prawnej, doręczenie następuje do rąk ich przedstawicieli ustawowych lub upoważnionych reprezentantów, takich jak członkowie zarządu, prokurenci czy inne osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu.

Szczególna sytuacja powstaje, gdy podatnik ustanowił pełnomocnika. W takim przypadku doręczenie upoważnienia do kontroli oraz okazanie legitymacji służbowej może nastąpić wobec tego pełnomocnika. Podstawę prawną dla takiego działania stanowi art. 138a Ordynacji podatkowej, który przewiduje, że strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter danej czynności wymaga jej osobistego działania.

Pełnomocnictwo może przybierać różne formy. Może być ogólne, szczególne albo ograniczone wyłącznie do doręczeń. Każdy z tych typów pełnomocnictwa ma różny zakres uprawnień i różne konsekwencje prawne w kontekście przeprowadzania kontroli podatkowej. Wybór odpowiedniego typu pełnomocnictwa powinien być dostosowany do potrzeb podatnika oraz charakteru prowadzonej przez niego działalności.

Pełnomocnictwo ogólne i jego znaczenie w kontroli podatkowej

Podatnik ma możliwość ustanowienia pełnomocnika ogólnego, którego kompetencje są najszersze spośród wszystkich typów pełnomocnictw. Zgodnie z art. 138d Ordynacji podatkowej, pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych. Oznacza to, że pełnomocnik ogólny może reprezentować podatnika w każdej sprawie związanej z jego obowiązkami podatkowymi, w tym również w trakcie kontroli podatkowej.

Zakres działania pełnomocnika ogólnego obejmuje wszystkie sprawy podatkowe oraz inne sprawy należące do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Ustanowienie tego rodzaju pełnomocnictwa eliminuje uciążliwość związaną z dotychczasowym obowiązkiem przedkładania pełnomocnictwa lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa do akt każdej sprawy podatkowej. Jest to szczególnie istotne dla podatników prowadzących złożoną działalność gospodarczą, którzy często mają do czynienia z różnymi sprawami podatkowymi.

Pełnomocnictwa ogólne mogą być składane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego i są gromadzone w informatycznej bazie danych zwanej Centralnym Rejestrem Pełnomocnictw Ogólnych. Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa wywiera skutek od dnia wpływu do tego rejestru. Potwierdza to wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 18 lutego 2020 roku, sygnatura I SA/Gd 1629/19.

Istotne jest również to, że nie można interpretować art. 138d § 1 Ordynacji podatkowej w sposób oznaczający, że w sytuacji ustanowienia pełnomocnika ogólnego strona jest zobowiązana do działania przez tego pełnomocnika w każdym postępowaniu podatkowym. Przepis ten nie ogranicza bowiem prawa strony do samodzielnego występowania w postępowaniu podatkowym, nawet mimo ustanowienia pełnomocnika ogólnego.

To od woli strony postępowania zależy, czy w danym postępowaniu występować będzie samodzielnie, czy przez pełnomocnika. Ustanowienie pełnomocnika ogólnego nie wyklucza bowiem samodzielnego udziału strony w postępowaniu podatkowym. Niemniej jednak, jeżeli podatnik ustanowił pełnomocnika ogólnego, to okazanie legitymacji służbowej oraz doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli należy doręczyć temu pełnomocnikowi.

Procedura w przypadku nieobecności pełnomocnika ogólnego

W praktyce gospodarczej pełnomocnikami ogólnymi są najczęściej doradcy podatkowi, radcowie prawni lub biegli rewidenci, którzy prowadzą własne kancelarie lub biura. Oznacza to, że na stałe nie przebywają oni w siedzibie podatnika, lecz świadczą swoje usługi z własnych lokali biurowych. Ta sytuacja rodzi praktyczne pytania dotyczące procedury wszczęcia kontroli podatkowej.

Kluczowe pytanie dotyczy tego, komu należy doręczyć upoważnienie do wszczęcia kontroli podatkowej w przypadku nieobecności pełnomocnika ogólnego, jeśli jednocześnie na miejscu kontroli obecny jest kontrolowany podatnik. W takich okolicznościach zastosowanie znajduje art. 291d par. 2 Ordynacji podatkowej, który reguluje tę specyficzną sytuację w sposób jasny i jednoznaczny.

Rozwiązanie to jest praktyczne i zapobiega sytuacjom, w których kontrola podatkowa mogłaby być bezterminowo odkładana z powodu nieobecności pełnomocnika. Jednocześnie chroni ono prawa podatnika, zapewniając mu możliwość uczestniczenia w kontroli i otrzymywania wszystkich niezbędnych dokumentów bezpośrednio, gdy jego pełnomocnik nie jest dostępny.

Warto podkreślić, że przepis ten ma zastosowanie niezależnie od tego, czy nieobecność pełnomocnika ma charakter czasowy czy długotrwały. Nie ma również znaczenia przyczyna nieobecności pełnomocnika - może to być choroba, urlop, wyjazd służbowy czy inne okoliczności uniemożliwiające mu stawienie się w miejscu kontroli.

Pan Oskar prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ustanowił radcę prawnego pełnomocnikiem ogólnym do każdej sprawy podatkowej. 1 marca do siedziby firmy pana Oskara zgłosili się pracownicy urzędu skarbowego doręczający mu upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wraz z okazaniem legitymacji służbowej. Pan Oskar wskazał, że dokumenty te należy doręczyć jego radcy prawnemu. Jednak zgodnie z art. 291d par. 2 Ordynacji podatkowej pracownicy urzędu skarbowego postąpili prawidłowo doręczając dokumenty bezpośrednio podatnikowi przy braku obecności pełnomocnika.

Praktyczne zastosowanie tego przepisu oznacza, że kontrolujący nie muszą poszukiwać pełnomocnika ani czekać na jego przybycie, jeśli podatnik jest obecny i może odebrać dokumenty. Takie rozwiązanie zapewnia sprawność postępowania kontrolnego i eliminuje potencjalne opóźnienia wynikające z trudności w kontakcie z pełnomocnikiem.

1. Sprawdź obecność pełnomocnika w miejscu kontroli
2. Jeśli pełnomocnik nieobecny, a podatnik obecny - doręcz dokumenty podatnikowi
3. Okaż legitymację służbową kontrolowanemu podatnikowi
4. Doręcz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
5. Rozpocznij czynności kontrolne w obecności podatnika

Obowiązek ustanowienia pełnomocnika na wypadek nieobecności

Ordynacja podatkowa przewiduje szczególną instytucję pełnomocnika na wypadek nieobecności podatnika. Art. 284 § 1 zdanie drugie tego aktu prawnego stanowi, że kontrolowany jest obowiązany ustanowić pełnomocnika na wypadek swojej nieobecności w czasie kontroli, jeżeli nie ustanowił wcześniej pełnomocnika ogólnego lub szczególnego. Jest to obowiązek ustawowy, którego niespełnienie może mieć negatywne konsekwencje dla podatnika.

Szczególną cechą takiego pełnomocnika jest to, że działa on w toku kontroli podatkowej jedynie wówczas, gdy kontrolowany jest nieobecny. Nie jest to odrębny typ pełnomocnictwa w sensie prawnym, lecz rodzaj pełnomocnictwa szczególnego, o którym stanowi art. 138e Ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem, pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie naleącej do właściwości organu podatkowego.

W praktyce mogą wystąpić przypadki, gdy nieobecny w siedzibie będzie zarówno podatnik, jak i jego pełnomocnik. Takie sytuacje nie są rzadkością, szczególnie w przypadku małych przedsiębiorstw, gdzie podatnik może być jednocześnie właścicielem i jedynym pracownikiem, a pełnomocnik prowadzi własną kancelarię w innej lokalizacji.

W takich okolicznościach zastosowanie znajduje art. 284 § 3 i 4 Ordynacji podatkowej. Przepisy te przewidują szczególną procedurę postępowania w przypadku niemożności wszczęcia kontroli z powodu nieobecności zarówno kontrolowanego, jak i pełnomocnika. Kontrolujący wzywa wówczas kontrolowanego lub pełnomocnika do stawienia się w siedzibie organu podatkowego następnego dnia po upływie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

• Podatnik ma obowiązek ustanowić pełnomocnika na wypadek nieobecności
• Obowiązek dotyczy tylko tych, którzy nie mają pełnomocnika ogólnego lub szczególnego
• Pełnomocnik działa wyłącznie podczas nieobecności podatnika
• W razie nieobecności obu stron stosuje się procedurę wezwania
• Kontrola uznawana jest za wszczętą po upływie terminu stawiennictwa

W przypadku niestawienia się osoby wzywanej w wyznaczonym terminie, kontrolę uznaje się za wszczętą w dniu upływu tego terminu. Upoważnienie do kontroli doręcza się następnie niezwłocznie, gdy wezwana osoba stawi się w miejscu prowadzenia kontroli. To rozwiązanie zapobiega sytuacjom, w których kontrola mogłaby być unikana przez celową nieobecność podatnika i jego pełnomocnika.

Praktyczne aspekty współpracy z pełnomocnikiem podczas kontroli

Kontrola podatkowa nie ogranicza możliwości ustanowienia pełnomocnika w trakcie jej trwania. Podatnik może w każdym momencie kontroli udzielić pełnomocnictwa osobie, która będzie go reprezentować w dalszych czynnościach kontrolnych. Może to być szczególnie istotne w sytuacjach, gdy w trakcie kontroli okazuje się, że sprawa jest bardziej skomplikowana niż początkowo zakładano.

Należy pamiętać, że art. 284 Ordynacji podatkowej nakłada na kontrolowanego obowiązek ustanowienia pełnomocnika szczególnego, czyli pełnomocnika na wypadek nieobecności kontrolowanego. Ten obowiązek ma charakter bezwzględny i dotyczy wszystkich podatników, którzy nie posiadają już ustanowionego pełnomocnika ogólnego lub szczególnego o szerszym zakresie uprawnień.

Współpraca z pełnomocnikiem podczas kontroli podatkowej może przebiegać na różnych poziomach. Pełnomocnik może działać samodzielnie, reprezentując podatnika we wszystkich czynnościach, lub może współpracować z podatnikiem, dzieląc się zadaniami i odpowiedzialnością. Wybór konkretnego modelu współpracy zależy od preferencji podatnika, charakteru kontroli oraz kompetencji pełnomocnika.

Istotne jest również to, że pełnomocnik ma dostęp do wszystkich informacji niezbędnych do prawidłowego reprezentowania podatnika. Obejmuje to prawo do przeglądania dokumentów będących przedmiotem kontroli, uczestniczenia w oględzinach, składania wyjaśnień oraz otrzymywania kopii wszystkich dokumentów sporządzanych w trakcie kontroli.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca działalność handlową ustanowiła doradcę podatkowego jako pełnomocnika ogólnego. Podczas kontroli podatkowej dotyczącej rozliczeń VAT za ostatnie trzy lata, wszystkie dokumenty były doręczane bezpośrednio doradcy podatkowemu. Prezes spółki mógł jednak uczestniczyć w czynnościach kontrolnych wraz z pełnomocnikiem, co pozwoliło na sprawne wyjaśnienie wszystkich wątpliwości kontrolujących.

Dokumentacja i formalne aspekty pełnomocnictwa

Prawidłowe ustanowienie pełnomocnictwa wymaga spełnienia określonych wymogów formalnych. W przypadku pełnomocnictwa ogólnego, jak już wspomniano, wymagana jest forma elektroniczna z wykorzystaniem wzoru PPO-1. Pełnomocnictwa szczególne mogą być ustanawiane w formie pisemnej lub elektronicznej, w zależności od preferencji podatnika i specyfiki sprawy.

Dokumentacja pełnomocnictwa powinna być przechowywana przez podatnika przez cały okres jego obowiązywania oraz przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Pozwala to na udokumentowanie uprawnień pełnomocnika w przypadku ewentualnych wątpliwości ze strony organów podatkowych lub innych podmiotów.

Podczas kontroli podatkowej organ kontrolny ma prawo do sprawdzenia uprawnień pełnomocnika. W przypadku pełnomocnictwa ogólnego, weryfikacja następuje poprzez sprawdzenie wpisów w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych. Dla pełnomocnictw szczególnych konieczne może być przedstawienie dokumentu pełnomocnictwa lub jego urzędowo poświadczonej kopii.

Warto również pamiętać o tym, że pełnomocnik ma określone obowiązki wobec swojego mocodawcy. Obejmują one obowiązek działania zgodnie z udzielonymi instrukcjami, zachowania tajemnicy oraz rzetelnego informowania o przebiegu kontroli i podejmowanych działaniach.

1. Przygotuj odpowiedni wzór pełnomocnictwa
2. Określ dokładny zakres uprawnień pełnomocnika
3. Złóż pełnomocnictwo w wymaganej formie
4. W przypadku pełnomocnictwa ogólnego oczekuj potwierdzenia z rejestru
5. Poinformuj pełnomocnika o wszystkich istotnych okolicznościach sprawy
6. Zachowaj dokumentację pełnomocnictwa przez wymagany okres

Najczęstsze pytania

Podatnik nie ma obowiązku ustanawiania pełnomocnika do kontroli podatkowej, może reprezentować siebie samodzielnie. Jednak jeżeli nie ma ustanowionego pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, to ma obowiązek ustanowić pełnomocnika na wypadek swojej nieobecności podczas kontroli.

Jeżeli pełnomocnik jest nieobecny w miejscu kontroli, a podatnik jest obecny, to dokumenty wszczęcia kontroli doręcza się bezpośrednio podatnikowi. Czynności kontrolne przeprowadza się wówczas w obecności kontrolowanego podatnika.

Tak, kontrola podatkowa nie ogranicza możliwości ustanowienia pełnomocnika. Podatnik może w każdym momencie kontroli udzielić pełnomocnictwa osobie, która będzie go reprezentować w dalszych czynnościach kontrolnych.

Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych i wymaga rejestracji elektronicznej. Pełnomocnictwo szczególne dotyczy tylko wskazanej sprawy i może być ustanowione w formie pisemnej. Oba typy uprawniają do reprezentacji w kontroli podatkowej.

Organ podatkowy może zakwestionować pełnomocnictwo tylko w przypadku gdy nie spełnia ono wymogów formalnych określonych w przepisach prawa lub gdy budzi wątpliwości co do jego autentyczności. W przypadku pełnomocnictw ogólnych weryfikacja następuje przez sprawdzenie Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych.