Procedura SME 2025 - zwolnienie VAT dla małych firm w UE

Procedura SME 2025 - rewolucyjne zmiany dla małych przedsiębiorstw w Unii Europejskiej

Procedura SME, która weszła w życie 1 stycznia 2025 roku, wprowadza przełomowe zmiany dla małych i średnich przedsiębiorstw prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Ta innowacyjna regulacja stanowi implementację dyrektywy Rady (UE) 2020/285 z 18 lutego 2020 roku i ma na celu fundamentalne uproszczenie zasad dotyczących podatku VAT oraz stworzenie znacznie bardziej przyjaźniejszego środowiska biznesowego dla małych firm.

Nowe przepisy otwierają przed polskimi przedsiębiorcami możliwości, które wcześniej były niedostępne, jednocześnie umożliwiając zagranicznym firmom łatwiejsze prowadzenie działalności na polskim rynku. Procedura SME to odpowiedź Unii Europejskiej na długotrwałe postulaty małych przedsiębiorstw, które borykały się z nadmierną biurokracją i skomplikowanymi procedurami podatkowymi przy prowadzeniu działalności w różnych krajach członkowskich.

Istota procedury SME - nowe możliwości dla przedsiębiorców

Procedura SME umożliwia małym firmom z siedzibą w Polsce korzystanie ze zwolnień z podatku VAT obowiązujących w innych krajach Unii Europejskiej. Oznacza to, że przedsiębiorca z Polski, który spełnia określone warunki, będzie mógł skorzystać ze zwolnienia z VAT obowiązującego w Niemczech, Francji czy innych państwach członkowskich. Analogicznie, przedsiębiorcy z innych krajów UE będą mogli skorzystać ze zwolnienia z VAT obowiązującego w Polsce.

Kluczową zmianą wprowadzoną przez procedurę SME jest uchylenie dotychczasowego zakazu stosowania zwolnienia podmiotowego dla podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju. Do końca 2024 roku ustawa o VAT nie dawała takiej możliwości, co wynikało wprost z treści art. 113 ust. 13 pkt 3 ustawy VAT. Ten przepis został uchylony z dniem 1 stycznia 2025 roku, otwierając nowe możliwości dla przedsiębiorców.

Procedura SME charakteryzuje się zasadą wzajemności - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej w państwach członkowskich innych niż Rzeczpospolita Polska, po spełnieniu warunków określonych w ustawie o VAT, będą mogli skorzystać ze zwolnienia podmiotowego w Polsce. Jednocześnie polscy podatnicy będą mogli skorzystać ze zwolnienia podmiotowego w innych państwach członkowskich na warunkach określonych przez te państwa.

Warto podkreślić, że podatek VAT charakteryzuje się zasadą terytorialności, co oznacza, że miejscem opodatkowania nie zawsze jest miejsce siedziby działalności gospodarczej. Dzięki temu jeden przedsiębiorca może być jednocześnie czynnym podatnikiem VAT w zakresie czynności, których miejscem opodatkowania jest terytorium Polski, i być zwolnionym podatnikiem w ramach procedury SME w zakresie czynności, których miejscem opodatkowania jest terytorium innego państwa członkowskiego.

Warunki korzystania z procedury SME - kto może skorzystać

Zwolnienie podmiotowe dotyczące podatnika z siedzibą w innym państwie członkowskim UE wykonującego czynności na terenie Polski zostało uregulowane w nowo dodanym art. 113a ustawy VAT. Natomiast szczegółowe warunki skorzystania w innym państwie członkowskim UE ze zwolnienia podatkowego przez podatnika z siedzibą w Polsce omówiono w art. 113b ustawy VAT.

Zgodnie z nowymi przepisami, podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju i którego roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro, może skorzystać ze zwolnienia dla dostaw towarów i świadczenia usług w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska.

Korzystanie ze zwolnienia odbywa się na warunkach określonych przez dane państwo członkowskie, w szczególności gdy roczny obrót podatnika w tym państwie członkowskim nie przekroczył kwot określonych przez to państwo, jeżeli wprowadziło ono zwolnienie na zasadach odpowiadających regulacjom procedury SME.

Istotną kwestią jest fakt, że każdy podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, w tym również zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, może skorzystać ze zwolnienia w innym państwie członkowskim w ramach procedury SME. Kluczowe są jednak dwa podstawowe warunki:

1. Nieprzekroczenie w poprzednim ani bieżącym roku kwoty rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej w wysokości 100 000 euro
2. Nieprzekroczenie rocznego obrotu kwot określonych przez państwo członkowskie, w którym podatnik chce korzystać ze zwolnienia
3. Posiadanie siedziby działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego UE
4. Spełnienie warunków określonych przez państwo, w którym podatnik zamierza korzystać ze zwolnienia
5. Prawidłowe złożenie uprzedniego powiadomienia i uzyskanie numeru identyfikacyjnego EX

Procedura uzyskania zwolnienia - krok po kroku

Proces uzyskania prawa do korzystania ze zwolnienia w innym kraju UE wymaga wykonania określonych kroków administracyjnych. Podatnik musi złożyć Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w innym państwie członkowskim. Przepisy ustawy określają ten dokument jako uprzednie powiadomienie.

Po otrzymaniu uprzedniego powiadomienia, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, uwzględniając informacje przekazane przez właściwe organy podatkowe państw członkowskich, ma 35 dni roboczych na poinformowanie podatnika o nadaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego poprzedzonego kodem PL i zawierającego kod EX.

Ten specjalny numer, zwany polskim numerem identyfikacyjnym EX, jest niezbędny do korzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska. Numer zostanie nadany, jeżeli dane państwo lub państwa członkowskie potwierdzą prawo podatnika do korzystania w nich ze zwolnienia.

W przypadkach wymagających dodatkowej weryfikacji w celu zapobieżenia uchylaniu się od opodatkowania lub unikaniu opodatkowania, właściwy naczelnik urzędu skarbowego może przedużyć termin do czasu zakończenia tej weryfikacji. Jest to ważne zabezpieczenie przed nadużyciami systemu.

Jeżeli przeprowadzana analiza uprzedniego powiadomienia wykaże przekroczenie przez podatnika rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej w poprzednim lub bieżącym roku powyżej 100 000 euro, właściwy naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o odmowie nadania polskiego numeru identyfikacyjnego EX. Na takie postanowienie służy zażalenie.

Struktura polskiego numeru identyfikacyjnego EX

Polski numer identyfikacyjny EX nadawany przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście ma ściśle określoną strukturę, która składa się z następujących elementów:

Numer ten jest unikalny dla każdego podatnika i umożliwia jednoznaczną identyfikację w systemach podatkowych innych państw członkowskich UE. Dzięki ustandaryzowanemu formatowi, organy podatkowe różnych krajów mogą łatwo rozpoznać podatników korzystających z procedury SME i odpowiednio zastosować właściwe zwolnienia.

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy z siedzibą w Warszawie, którego roczny obrót w całej UE wynosi 80 000 euro, może złożyć uprzednie powiadomienie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Po pozytywnej weryfikacji otrzyma polski numer identyfikacyjny EX, na przykład PL 1234567890-EX, który umożliwi mu korzystanie ze zwolnienia VAT przy sprzedaży do klientów w Niemczech czy Francji.

Obowiązki raportowe w ramach procedury SME

Na podatników korzystających z procedury SME nałożono szczegółowe obowiązki raportowe, które mają zapewnić przejrzystość i kontrolę nad stosowaniem zwolnień. Podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie lub państwach członkowskich, mają obowiązek składania informacji kwartalnych w terminie miesiąca od końca danego kwartału.

Termin składania informacji kwartalnych upływa również wtedy, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. W takim przypadku termin przesuwa się na kolejny dzień roboczy. Dodatkowo, podatnicy mają obowiązek niezwłocznej korekty informacji kwartalnej w przypadku wszelkich zmian w przekazanych wcześniej informacjach.

Informacja kwartalna musi zawierać kompleksowe dane dotyczące podatnika, w tym informacje o polskim numerze identyfikacyjnym EX, oraz szczegółowe dane o wysokości obrotów osiągniętych w każdym z państw członkowskich Unii Europejskiej za dany kwartał. Obowiązkowo należy również podać wartość sprzedaży na terytorium kraju.

Wszystkie procedury związane z procedurą SME, włączając składanie uprzedniego powiadomienia i informacji kwartalnych, odbywają się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Dotyczy to również innych pism w sprawie korzystania ze zwolnienia przez podatników z siedzibą na terytorium kraju oraz pism organów podatkowych.

Dezaktywacja numeru identyfikacyjnego EX - przesłanki i procedura

Zgodnie z art. 113b ust. 12 ustawy VAT, istnieje kilka sytuacji, które prowadzą do dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX. Właściwy naczelnik urzędu skarbowego niezwłocznie wydaje postanowienie o dezaktywacji w następujących przypadkach:

• Roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej podatnika w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym przekroczył kwotę 100 000 euro
• Podatnik przestał spełniać warunki korzystania ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich, w których korzystał ze zwolnienia
• Zwolnienie przestało mieć zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich, w których podatnik korzystał ze zwolnienia
• Podatnik poinformował o zakończeniu swojej działalności gospodarczej lub istnieje uzasadnione przypuszczenie, że jego działalność gospodarcza zakończyła się

Postanowienie o dezaktywacji podlega natychmiastowemu wykonaniu, jednak na takie postanowienie służy zażalenie. Katalog przesłanek potwierdzających przypuszczenie o zakończeniu działalności podatnika odnosi się do art. 96 ust. 4a pkt 3, 4 lub 6 ustawy VAT.

Przesłanki te dotyczą sytuacji, w których mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem, podatnik albo jego pełnomocnik nie stawiają się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, lub wobec tego podmiotu sąd orzekł na podstawie odrębnych przepisów zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Szczególnie istotne jest to, że w momencie gdy podatnik przestanie spełniać warunki stosowania zwolnienia w ramach SME we wszystkich państwach członkowskich, w których zwolnienie było stosowane, traci prawo do korzystania ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich. W konsekwencji następuje dezaktywacja polskiego numeru identyfikacyjnego EX.

Korzyści wynikające z procedury SME dla małych przedsiębiorstw

Wprowadzenie procedury SME niesie za sobą liczne korzyści dla małych i średnich przedsiębiorstw prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Najważniejsze z nich to znaczące uproszczenie formalności, które ma na celu zmniejszenie biurokratycznych obciążeń dla małych firm. Przedsiębiorcy nie muszą już rejestrować się jako podatnicy VAT w każdym kraju UE, w którym prowadzą działalność, co wcześniej generowało znaczne koszty i komplikacje administracyjne.

Kolejną istotną korzyścią jest zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Zwolnienie z VAT może znacząco obniżyć koszty operacyjne, szczególnie dla firm rozpoczynających ekspansję na zagraniczne rynki. Przedsiębiorcy mogą przeznaczyć zaoszczędzone środki na rozwój produktów, marketing czy inne działania biznesowe.

Procedura SME znacznie ułatwia również dostęp do nowych rynków. Dzięki uproszczonym procedurom podatkowym małe firmy będą mogły łatwiej eksportować swoje produkty i usługi do innych krajów UE, co wcześniej było związane z licznymi barierami administracyjnymi i kosztami.

Dodatkową korzyścią jest zwiększenie konkurencyjności małych firm w stosunku do większych przedsiębiorstw, które dotychczas miały przewagę w postaci możliwości ponoszenia wyższych kosztów związanych z kompleksową obsługą podatkową w wielu krajach. Procedura SME wyrównuje szanse i umożliwia małym firmom skuteczniejsze konkurowanie na rynku europejskim.

Procedura przyczynia się także do digitalizacji procesów podatkowych, gdyż wszystkie procedury odbywają się przez e-Urząd Skarbowy. To z kolei przekłada się na szybszą obsługę wniosków i większą transparentność całego procesu.

Praktyczne aspekty stosowania procedury SME

W praktyce stosowanie procedury SME wymaga od przedsiębiorców zachowania szczególnej ostrożności w monitorowaniu swoich obrotów. Kluczowe jest systematyczne śledzenie łącznego obrotu na terytorium całej Unii Europejskiej, aby nie przekroczyć limitu 100 000 euro w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym.

Przedsiębiorcy muszą również pamiętać o różnicach w przepisach poszczególnych krajów członkowskich. Każde państwo może mieć własne dodatkowe warunki i limity dotyczące zwolnień VAT, które muszą być spełnione niezależnie od ogólnych zasad procedury SME. Oznacza to konieczność dokładnego zapoznania się z lokalnymi przepisami każdego kraju, w którym firma planuje korzystać ze zwolnienia.

Istotnym aspektem praktycznym jest również prowadzenie odpowiedniej dokumentacji. Przedsiębiorcy muszą być przygotowani na ewentualne kontrole i weryfikacje ze strony organów podatkowych różnych krajów. Dlatego kluczowe jest prowadzenie precyzyjnej ewidencji wszystkich transakcji i obrotów w poszczególnych państwach członkowskich.

Warto również pamiętać, że procedura SME nie zwalnia z innych obowiązków podatkowych, takich jak podatek dochodowy czy składki ubezpieczeniowe. Zwolnienie dotyczy wyłącznie podatku VAT i nie wpływa na inne aspekty opodatkowania działalności gospodarczej.

Polska firma software'owa świadcząca usługi IT dla klientów w Niemczech i Austrii, której łączny obrót w UE wynosi 90 000 euro rocznie, może skorzystać z procedury SME. Po uzyskaniu numeru PL 5551234567-EX będzie mogła świadczyć usługi bez konieczności rejestracji VAT w Niemczech i Austrii, pod warunkiem nieprzekroczenia lokalnych limitów obowiązujących w tych krajach.

Wpływ procedury SME na rozwój e-commerce i usług cyfrowych

Procedura SME ma szczególnie duże znaczenie dla rozwoju handlu elektronicznego i usług cyfrowych, które z natury charakteryzują się transgranicznym charakterem. Małe sklepy internetowe, platformy e-commerce, dostawcy usług SaaS oraz freelancerzy świadczący usługi cyfrowe mogą znacznie uprościć swoją działalność w całej Unii Europejskiej.

Dla sektora e-commerce procedura SME oznacza możliwość łatwiejszego wejścia na nowe rynki bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów związanych z rejestracją VAT w każdym kraju docelowym. Szczególnie istotne jest to dla firm sprzedających produkty cyfrowe lub usługi, gdzie miejscem opodatkowania często jest kraj nabywcy.

Sektor usług cyfrowych, w tym programiści, graficy, konsultanci IT czy agencje marketingu cyfrowego, może skorzystać z procedury SME przy świadczeniu usług dla klientów z różnych krajów UE. Dzięki temu małe firmy technologiczne mogą skuteczniej konkurować z większymi przedsiębiorstwami na rynku europejskim.

Procedura SME wspiera również rozwój gospodarki cyfrowej poprzez eliminację barier administracyjnych, które dotychczas ograniczały możliwości rozwoju małych firm technologicznych. To z kolei może przyczynić się do zwiększenia innowacyjności i konkurencyjności europejskiej gospodarki cyfrowej.

Najczęstsze pytania

Procedura SME dotyczy wszystkich rodzajów działalności gospodarczej prowadzonej przez małe i średnie przedsiębiorstwa, pod warunkiem spełnienia podstawowych kryteriów. Kluczowe jest posiadanie siedziby działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego UE oraz nieprzekroczenie limitu 100 000 euro rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej. Procedura obejmuje zarówno dostawy towarów, jak i świadczenie usług.

Przekroczenie limitu 100 000 euro rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej skutkuje utratą prawa do korzystania ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich jednocześnie. Naczelnik urzędu skarbowego niezwłocznie wyda postanowienie o dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX. Od tego momentu przedsiębiorca będzie musiał zarejestrować się jako podatnik VAT w krajach, gdzie prowadzi działalność.

Tak, każdy podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski może być jednocześnie czynnym podatnikiem VAT w zakresie czynności krajowych i zwolnionym podatnikiem w ramach procedury SME w zakresie czynności zagranicznych. Kluczowe jest przestrzeganie zasady terytorialności podatku VAT i nieprzekroczenie limitu 100 000 euro obrotu w całej UE.

Informacje kwartalne należy składać w terminie miesiąca od końca każdego kwartału kalendarzowego, w którym korzystasz ze zwolnienia w innych państwach członkowskich. Wszystkie dokumenty muszą być składane wyłącznie drogą elektroniczną przez e-Urząd Skarbowy. W przypadku jakichkolwiek zmian w danych, należy niezwłocznie dokonać korekty informacji kwartalnej.

Procedura SME dotyczy wyłącznie zwolnienia z podatku VAT i nie wpływa na inne obowiązki podatkowe. Nadal musisz rozliczać podatek dochodowy, składki ZUS oraz inne obowiązkowe daniny publiczne zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zwolnienie z VAT nie oznacza zwolnienia z prowadzenia dokumentacji podatkowej czy innych obowiązków sprawozdawczych.