Ulga na złe długi VAT - procedura zwrotu podatku należnego

Przedsiębiorcy często borykają się z problemem nieterminowych płatności od kontrahentów. Gdy faktura pozostaje niespłacona przez dłuższy czas, a podatek VAT został już odprowadzony do urzędu skarbowego, można skorzystać z ulgi na złe długi. Ten mechanizm prawny umożliwia odzyskanie części podatku należnego, który został wcześniej wpłacony z tytułu sprzedaży, za którą nie otrzymano zapłaty.

Ulga na złe długi stanowi istotne narzędzie wsparcia dla przedsiębiorców, którzy mimo prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej napotykają trudności z odzyskaniem należności od swoich klientów. Przepisy podatkowe przewidują możliwość skorygowania podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona.

Istota ulgi na złe długi w rozliczeniach VAT

Ulga na złe długi polega na umożliwieniu wierzycielowi odzyskania części należności, jaką z tytułu wykazanej sprzedaży zobowiązany był odprowadzić do urzędu skarbowego. Mechanizm ten został wprowadzony w celu ochrony przedsiębiorców przed sytuacjami, w których pomimo braku otrzymania zapłaty za sprzedane towary lub wykonane usługi, muszą oni ponosić ciężar podatkowy związany z tymi transakcjami.

Podstawą prawną stosowania ulgi na złe długi jest artykuł 89a ustawy o VAT, który stanowi, że podatnik może skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Korekta dotyczy również podstawy opodatkowania i kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności, której nieściągalność została uprawdopodobniona.

Nieściągalna wierzytelność to taka, której mimo podejmowanych prób odzyskania nie udało się otrzymać. Uprawdopodobnienie nieściągalności następuje w przypadku, gdy wierzytelność nie została uregulowana lub sprzedana w jakiejkolwiek formie w ciągu 150 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Ulga na złe długi przy częściowej zapłacie należności

W praktyce gospodarczej często dochodzi do sytuacji, w których przedsiębiorca otrzymuje jedynie część zapłaty za wystawioną fakturę. Przepisy podatkowe przewidują również taką możliwość i pozwalają na skorzystanie z ulgi na złe długi w odniesieniu do niespłaconej części należności.

Zgodnie z artykułem 89a ustawy o VAT korekta dotyczy również podstawy opodatkowania i kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności, której nieściągalność została uprawdopodobniona. Oznacza to, że nawet przy częściowym otrzymaniu zapłaty wierzyciel może dla pozostałej części skorzystać z ulgi na złe długi.

Prawidłowy podział otrzymanej części zapłaty na całą wartość zamówienia ma kluczowe znaczenie dla poprawności stosowania ulgi. Jeśli na przykład faktura opiewała na kwotę 1000 zł netto plus 230 zł VAT, a przedsiębiorca otrzymał 615 zł, oznacza to otrzymanie 50% należności. W takim przypadku ulga na złe długi może być zastosowana do pozostałych 50% wartości faktury, czyli 500 zł netto i 115 zł VAT.

Przedsiębiorca wystawił fakturę na kwotę 2000 zł netto plus 460 zł VAT, łącznie 2460 zł. Klient zapłacił jedynie 1230 zł, co stanowi dokładnie 50% całej należności. W takiej sytuacji przedsiębiorca może zastosować ulgę na złe długi do pozostałej części, czyli 1000 zł netto i 230 zł VAT, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów ustawowych.

Warunki stosowania ulgi na złe długi

Skorzystanie z ulgi na złe długi jest możliwe wyłącznie przy spełnieniu wszystkich warunków określonych w ustawie o VAT. Warunki te mają charakter kumulatywny, co oznacza, że muszą być spełnione jednocześnie.

Na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej, w której dokonuje się korekty z tytułu ulgi, muszą być spełnione dodatkowe warunki. Wierzyciel i dłużnik muszą być podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni, a dłużnik nie może być w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji.

Istotnym ograniczeniem czasowym jest wymóg, aby od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona. Ten termin ma charakter prekluzyjny i jego przekroczenie uniemożliwia skorzystanie z ulgi.

Terminy stosowania ulgi na złe długi

Korekta z tytułu ulgi na złe długi może nastąpić w rozliczeniu za okres, w którym nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną. Oznacza to okres, w którym upływa 150. dzień od terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie. Jednocześnie do dnia złożenia przez wierzyciela deklaracji podatkowej za ten okres wierzytelność nie może zostać uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie.

W praktyce może się zdarzyć, że podatnik nie skorzysta z korekty w okresie, w którym upłynął termin 150 dni, a podejmie taką decyzję dopiero po upływie kolejnych miesięcy. Ponieważ jednym z warunków ulgi na złe długi jest nieprzekroczenie terminu 2 lat w stosunku do daty wystawienia faktury, przedsiębiorca może zdecydować się na skorzystanie z ulgi po okresie, w którym minął termin 150 dni.

W takiej sytuacji, o ile nie zostanie przekroczony okres 2 lat, możliwe jest skorzystanie z odzyskania VAT należnego, ale wymagane będzie skorygowanie deklaracji VAT za okres, w którym upłynął 150. dzień od dnia terminu płatności. Z ulgi na złe długi nie będzie można skorzystać na bieżąco, a jedynie cofając się do konkretnie ustalonego w ustawie okresu rozliczeniowego.

Takie rozwiązanie zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, w której stwierdzono, że dłużnik dokonując korekty musi dokonać jej w konkretnej deklaracji za okres, w którym upłynął 150. dzień od terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Przedsiębiorca wystawił fakturę z terminem płatności 30 dni w marcu 2024 roku. Termin 150 dni upłynął w sierpniu 2024 roku, ale przedsiębiorca zdecydował się na skorzystanie z ulgi dopiero w grudniu 2024 roku. W takiej sytuacji musi skorygować deklarację VAT za sierpień 2024 roku, nie może zastosować korekty w deklaracji za grudzień.

Procedura stosowania ulgi na złe długi

W celu skorzystania z ulgi na złe długi konieczne jest przeprowadzenie określonej procedury składającej się z kilku etapów. Procedura ta obejmuje zarówno działania w zakresie prowadzonej dokumentacji podatkowej, jak i odpowiednie zawiadomienie organów podatkowych.

1. Dokonanie korekty w rejestrze sprzedaży VAT zgodnie z zasadami prowadzenia dokumentacji podatkowej
2. Uwzględnienie wartości tej korekty w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K za odpowiedni okres rozliczeniowy
3. Zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o dokonanej korekcie wraz z podaniem kwot korekty oraz danych dłużnika
4. Złożenie załącznika VAT-ZD stanowiącego integralną część okresowej deklaracji rozliczeniowej
5. Zachowanie dokumentacji potwierdzającej spełnienie warunków do zastosowania ulgi

Zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego odbywa się za pomocą formularza VAT-ZD, który stanowi załącznik do okresowej deklaracji rozliczeniowej. Formularz ten zawiera szczegółowe informacje o dokonanej korekcie, w tym dane identyfikacyjne dłużnika oraz kwoty korygowanej podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Wypełnianie deklaracji VAT-7 z ulgą na złe długi

Gdy podatnik korzysta z ulgi na złe długi, w deklaracji okresowej podatku VAT oprócz wykazania korekty sprzedaży w pozycjach, w których pierwotnie była ujęta sprzedaż, dodatkowo w części G należy odpowiednio oznaczyć fakt dokonania korekty.

W pozycji 63 części G deklaracji należy zaznaczyć, że zawiadamia się naczelnika urzędu o dokonaniu korekty z tytułu ulgi na złe długi. W pozycji 64 należy wprowadzić liczbę załączników VAT-ZD dołączonych do deklaracji, zwykle jest to liczba 1, chyba że przedsiębiorca dokonuje korekty w odniesieniu do kilku różnych dłużników.

Kwoty korekty wykazywane w deklaracji muszą odpowiada kwotom wskazanym w załączniku VAT-ZD. Należy zachować spójność między wszystkimi dokumentami składającymi się na rozliczenie podatkowe za dany okres.

• Zaznaczenie w pozycji 63 części G o zawiadomieniu naczelnika urzędu
• Wskazanie liczby załączników VAT-ZD w pozycji 64
• Wykazanie korekty sprzedaży w odpowiednich pozycjach deklaracji
• Zachowanie spójności kwot między deklaracją a załącznikiem VAT-ZD

Wypełnianie załącznika VAT-ZD

Załącznik VAT-ZD stanowi kluczowy element procedury stosowania ulgi na złe długi. Formularz ten zawiera szczegółowe informacje niezbędne do prawidłowego rozliczenia korekty oraz identyfikacji dłużnika, w odniesieniu do którego stosowana jest ulga.

Wypełnianie załącznika VAT-ZD należy rozpocząć od wprowadzenia w lewym górnym rogu formularza numeru identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy, który postanowił skorzystać z ulgi na złe długi, oraz podania okresu, za który składana jest informacja. Okres ten musi odpowiadać okresowi rozliczeniowemu, za który składana jest deklaracja VAT.

Dla przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną w pozycji 9 należy podać nazwisko, imię (wystarczy pierwsze), datę urodzenia oraz numer PESEL. W przypadku spółek i innych podmiotów gospodarczych dane identyfikacyjne wypełnia się zgodnie z rodzajem prowadzonej działalności.

Część B stanowi główny i ostatni element załącznika VAT-ZD, w którym podaje się dane dłużnika oraz informacje dotyczące kwot korekty i tytułu, z jakiego powstały. W kolumnie b należy wskazać nazwę dłużnika, w kolumnie c jego numer NIP.

Przedsiębiorca składa załącznik VAT-ZD w związku z nieuregulowaną fakturą nr 15/2024 z dnia 15 marca 2024 roku na kwotę 1000 zł netto i 230 zł VAT. Termin płatności wynosił 30 dni, więc 150 dni upłynęło w sierpniu 2024 roku. W kolumnie f wpisuje 1000, w kolumnie g wpisuje 230.

Skutki zapłaty po zastosowaniu ulgi na złe długi

W przypadku gdy po złożeniu deklaracji podatkowej, w której dokonano korekty z tytułu ulgi na złe długi, dług zostanie uregulowany lub sprzedany w jakiejkolwiek formie, wierzyciel zobowiązany jest na powrót zwiększyć podstawę opodatkowania oraz kwoty podatku należnego. Zwiększenie to następuje w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana lub zbyta.

Jeśli dochodzi do częściowego uregulowania należności, podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego zwiększa się jedynie w odniesieniu do tej części, która została zapłacona. Mechanizm ten zapewnia proporcjonalność korekty do faktycznie otrzymanej zapłaty.

Zwiększenie podstawy opodatkowania i podatku należnego po otrzymaniu zapłaty jest logiczną konsekwencją mechanizmu ulgi na złe długi. Ponieważ ulga polega na skorygowaniu podatku w dół z powodu braku zapłaty, otrzymanie zapłaty przywraca pierwotny stan prawny i podatkowy.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który skorzystał z ulgi na złe długi i następnie otrzymał zapłaty od dłużnika, musi w deklaracji VAT za okres otrzymania zapłaty wykazać dodatkową sprzedaż odpowiadającą kwocie otrzymanej zapłaty. Jeśli zapłata dotyczy tylko części należności, korekta również dotyczy tylko tej części.

• Obowiązek zwiększenia podstawy opodatkowania przy każdej otrzymanej zapłacie
• Proporcjonalne zwiększenie przy częściowych zapłatach
• Wykazanie w deklaracji VAT za okres otrzymania zapłaty
• Brak możliwości unikania tego obowiązku

Ograniczenia i wyłączenia z ulgi na złe długi

Ulga na złe długi nie ma zastosowania do wszystkich rodzajów transakcji i nie może być stosowana w każdej sytuacji. Przepisy podatkowe przewidują szereg ograniczeń i wyłączeń, które należy uwzględnić przy ocenie możliwości skorzystania z tego mechanizmu.

Podstawowym ograniczeniem jest wymóg, aby dostawa towarów lub świadczenie usług było dokonane na rzecz podatnika VAT czynnego. Oznacza to, że transakcje z konsumentami końcowymi, którzy nie są podatnikami VAT, nie mogą być objęte ulgą na złe długi.

Kolejnym istotnym ograniczeniem jest wyłączenie transakcji, w których nabywca znajduje się w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji. Warunek ten musi być spełniony zarówno w momencie dokonywania transakcji, jak i w momencie składania deklaracji podatkowej z korektą.

Czasowe ograniczenia obejmują termin 150 dni od terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie oraz maksymalny okres 2 lat liczony od końca roku, w którym została wystawiona faktura. Przekroczenie któregokolwiek z tych terminów uniemożliwia skorzystanie z ulgi.

Przedsiębiorca wystawił fakturę dla klienta będącego podatnikiem VAT czynnym w grudniu 2022 roku. Pomimo braku zapłaty nie skorzystał z ulgi na złe długi. W marcu 2025 roku chce zastosować ulgę, ale nie może tego zrobić, ponieważ przekroczył termin 2 lat liczony od końca 2022 roku.

Najczęstsze pytania

Nie, ulga na złe długi ma zastosowanie wyłącznie do transakcji dokonywanych między podatnikami VAT czynnymi. Faktury wystawione dla konsumentów końcowych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, nie mogą być objęte tym mechanizmem.

W przypadku częściowej zapłaty po zastosowaniu ulgi wierzyciel musi zwiększyć podstawę opodatkowania i podatek należny proporcjonalnie do otrzymanej kwoty. Zwiększenie to wykazuje się w deklaracji VAT za okres, w którym otrzymano zapłatę.

Nie, ulga na złe długi dotyczy wyłącznie podatku VAT i nie ma wpływu na podatek dochodowy. Przychody wykazane dla celów podatku dochodowego pozostają bez zmian, niezależnie od zastosowania ulgi na złe długi.

Maksymalny termin na skorzystanie z ulgi na złe długi wynosi 2 lata liczone od końca roku, w którym została wystawiona faktura. Po przekroczeniu tego terminu prawo do ulgi wygasa definitywnie.

Nie, jednym z warunków stosowania ulgi na złe długi jest wymóg, aby nabywca nie był w trakcie postępowania upadłościowego ani w trakcie likwidacji zarówno w momencie transakcji, jak i przy składaniu deklaracji z korektą.