Wcześniejsze wystawianie faktur

Spis treści

Wcześniejsze wystawianie faktur stanowi jedną z możliwości oferowanych przez polskie przepisy podatkowe, jednak wiąże się z określonymi regulacjami i potencjalnym ryzykiem. Przedsiębiorcy mogą wystawić fakturę przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, ale muszą przestrzegać ściśle określonych terminów i warunków. Znajomość tych zasad jest kluczowa dla prawidłowego rozliczania VAT i unikania problemów z organami podatkowymi.

Praktyka wcześniejszego wystawiania faktur może przynieść korzyści biznesowe, ale równocześnie niesie ze sobą określone zobowiązania prawne i podatkowe. Każdy przedsiębiorca rozważający takie rozwiązanie powinien dokładnie poznać wszystkie aspekty tej procedury, aby podejmować świadome decyzje biznesowe.

Podstawowe terminy wystawienia faktury według przepisów VAT

Regulacje dotyczące terminów wystawienia faktur są szczegółowo określone w ustawie o VAT. Zgodnie z art. 106i ust. 1 tej ustawy, podstawowym terminem wystawienia faktury jest 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Ten standardowy termin obowiązuje w większości przypadków i stanowi podstawę dla rozliczania VAT.

Standardowy termin wystawienia faktury wynosi maksymalnie 15 dni od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa lub świadczenie usługi. Przepis ten ma zastosowanie do wszystkich standardowych transakcji handlowych i usługowych. Termin ten może być skrócony zgodnie z wolą podatnika, ale nie może być wydłużony

Szczególne regulacje dotyczą sytuacji, gdy przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi otrzymano zapłatę. Art. 106i ust. 2 ustawy o VAT precyzuje, że w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano płatnoć od nabywcy.

Otrzymanie przedpłaty powoduje powstanie obowiązku wystawienia faktury w terminie 15 dni od końca miesiąca, w którym wpłynęła zapłata. Dotyczy to zarówno pełnej przedpłaty, jak i częściowej zapłaty za przyszłą dostawę lub usługę. Moment otrzymania środków na rachunek bankowy lub do kasy przedsiębiorcy determinuje początek biegu terminu

Kluczowe znaczenie ma art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, który wprowadza ograniczenie czasowe dla wcześniejszego wystawiania faktur. Przepis ten jasno stanowi, że faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługy lub otrzymaniem zapłaty.

Limit 60 dni przed planowaną dostawą lub otrzymaniem zapłaty stanowi bezwzględną granicę dla wcześniejszego wystawiania faktur. Przekroczenie tego terminu powoduje naruszenie przepisów VAT i może skutkować uznaniem faktury za pustą. Termin ten liczy się od daty planowanego zdarzenia gospodarczego wstecz

Procedura wcześniejszego wystawiania faktur

Wcześniejsze wystawienie faktury wymaga spełnienia określonych warunków proceduralnych i prawnych. Przedsiębiorca musi przede wszystkim upewnić się, że planowana dostawa towaru lub wykonanie usługi nastąpi w terminie nie dłuższym niż 60 dni od daty wystawienia faktury.

Sprawdź planowaną datę dostawy towaru lub wykonania usługi
Oblicz maksymalny termin wystawienia faktury (60 dni wcześniej)
Przygotuj fakturę z wszystkimi wymaganymi elementami
Wystawiaj fakturę nie wcześniej niż wynika z obliczonego terminu
Monitoruj realizację dostawy lub usługi w przewidzianym czasie
W przypadku opóźnień rozważ wystawienie faktury korygującej

Istotnym elementem procedury jest właściwe dokumentowanie przyczyn wcześniejszego wystawienia faktury. Przedsiębiorcy powinni prowadzić ewidencję uzasadniającą potrzebę takiego działania, co może okazać się pomocne w przypadku kontroli podatkowej.

Dokumentacja przyczyn wcześniejszego wystawienia faktury powinna obejmować umowy handlowe, korespondencję biznesową lub inne dokumenty potwierdzające planowane transakcje. Organy podatkowe mogą żądać przedstawienia uzasadnienia dla takiej praktyki. Brak odpowiedniej dokumentacji może zostać uznany za dodatkowy element ryzyka

Ważnym aspektem jest również właściwe określenie daty dostawy na fakturze. Pomimo wcześniejszego wystawienia dokumentu, data dostawy powinna odpowiadać rzeczywistemu momentowi przekazania towaru lub wykonania usługi, a nie dacie wystawienia faktury.

Obowiązek podatkowy przy wcześniejszych fakturach

Kluczowe znaczenie dla zrozumienia wcześniejszego wystawiania faktur ma art. 108 ustawy o VAT, który reguluje kwestię tak zwanych pustych faktur. Przepis ten stanowi, że każda osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna, która wystawi fakturę wykazującą kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Obowiązek zapłaty VAT z tytułu wystawionej faktury powstaje niezależnie od okoliczności jej wystawienia. Każda faktura wprowadzona do obrotu prawnego zobowiązuje wystawcę do zapłaty wykazanego podatku VAT. Regulacja ta ma charakter bezwzględny i nie przewiduje wyjątków

Regulacja dotycząca pustych faktur ma charakter prewencyjny i ma na celu przeciwdziałanie wprowadzaniu do obiegu nierzetelnych dokumentów. Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać nieprawidłowe faktury do wywodzenia prawa do odliczenia podatku naliczonego, co narusza zasady systemu VAT.

Szczególne ryzyko powstaje w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury wcześniejszej niż 60 dni przed planowaną dostawą nie dojdzie do realizacji transakcji w przewidzianym terminie. Organy podatkowe wskazują, że taka sytuacja stanowi naruszenie art. 106i ust. 7 ustawy o VAT.

Sytuacja	Konsekwencje	Wymagane działania
Dostawa w terminie 60 dni	Brak dodatkowych obowiązków	Standardowe rozliczenie VAT
Dostawa po 60 dniach	Potencjalne uznanie za pustą fakturę	Korekta faktury lub obrona praw
Brak dostawy	Obowiązek zapłaty VAT	Wystawienie faktury korygującej

Faktury korygujące przy wcześniejszym wystawieniu

W przypadku wystąpienia zdarzeń mających wpływ na treść wcześniej wystawionej faktury, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury korygującej. Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określa precyzyjnie sytuacje wymagające korekty dokumentu.

Faktura korygująca służy podaniu właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot oraz innych danych decydujących o rzetelności dokumentu. Korekta powinna nastąpić niezwłocznie po stwierdzeniu okoliczności wymagających zmiany. Brak korekty może skutkować obowiązkiem zapłaty VAT według pierwotnej faktury

Obowiązek wystawienia faktury korygującej powstaje w następujących przypadkach:

Zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku wskazanej w fakturze
Dokonanie zwrotu podatnikowi towarów i opakowań
Dokonanie zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty
Stwierdzenie pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 20 grudnia 2023 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.560.2023.2.AG) wskazał na konieczność skorygowania przedwcześnie wystawionych faktur poprzez wyzerowanie podstawy opodatkowania i kwoty podatku.

Skorygowanie przedwcześnie wystawionej faktury polega na wyzerowaniu wszystkich pozycji dotyczących podstawy opodatkowania i kwoty VAT. Procedura ta ma na celu eliminację skutków podatkowych nieprawidłowo wystawionego dokumentu. Korekta musi zostać dokonana zgodnie z przepisami art. 106j ustawy o VAT

W sytuacji gdy podatnik nie skoryguje faktur wystawionych z naruszeniem art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, będzie zobowiązany do zapłaty wykazanego w nich podatku zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, bez względu na powód nieprawidłowego wystawienia faktury.

Stanowisko sądów administracyjnych

Sądy administracyjne prezentują odmienne stanowisko w kwestii wcześniejszego wystawiania faktur niż organy podatkowe. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 21 czerwca 2023 roku (I FSK 686/19) stwierdził, że obowiązek zapłaty podatku w trybie art. 108 ustawy o VAT wynika wyłącznie z faktu wystawienia pustej faktury.

Przepis art. 108 ustawy o VAT ma charakter prewencyjny i służy przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obiegu nierzetelnych faktur. Jego zastosowanie powinno być ograniczone do sytuacji rzeczywistego zagrożenia systemu podatkowego. Mechaniczne stosowanie tego przepisu do każdej przedwcześnie wystawionej faktury może naruszać zasady proporcjonalności

Kluczowym elementem orzecznictwa sądowego jest rozróżnienie między faktami a pustymi fakturami. Jeżeli faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze podlegające opodatkowaniu, sam fakt wcześniejszego wystawienia nie rodzi obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ustawy o VAT.

Przedsiębiorca zawarł umowę na dostawę materiałów budowlanych z terminem realizacji za 45 dni. Wystawił fakturę 30 dni przed planowaną dostawą, ale z powodu opóźnień dostawcy realizacja nastąpiła po 70 dniach od wystawienia faktury. Według orzecznictwa sądowego, jeśli dostawa ostatecznie nastąpiła, faktura nie może być uznana za pustą i powinna być rozliczona z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

NSA podkreśla, że przedwczesne wystawienie faktury pozostaje bez wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego. Obowiązek ten powstaje zgodnie z art. 19a ustawy o VAT z chwilą dokonania dostawy towarów lub z chwilą zapłaty, a nie z chwilą wystawienia faktury.

Moment powstania obowiązku podatkowego jest niezależny od daty wystawienia faktury. Obowiązek powstaje z chwilą fizycznego wydania towaru i podpisania protokołu odbioru lub z chwilą otrzymania zapłaty. Wcześniejsze wystawienie faktury nie przyspiesza tego momentu ani nie zmienia zasad rozliczania VAT

Sądy administracyjne wskazują również, że w przypadku faktury dokumentującej rzeczywiste zdarzenie gospodarcze nie występuje konieczność wystawienia faktury korygującej. Nie występuje bowiem żadna z okoliczności wymienionych w art. 106j ustawy o VAT rodząca potrzebę korekty, w szczególności nie doszło do pomyłki w treści faktury.

Analiza ryzyka wcześniejszego wystawiania faktur

Ocena ryzyka związanego z wcześniejszym wystawianiem faktur wymaga uwzględnienia zarówno stanowiska organów podatkowych, jak i orzecznictwa sądów administracyjnych. Główne ryzyko dotyczy sytuacji, gdy dostawa towaru lub wykonanie usługi nie nastąpi w terminie 60 dni od wystawienia faktury.

Przekroczenie 60-dniowego terminu między wystawieniem faktury a realizacją dostawy może skutkować sporem z organem podatkowym. Ryzyko to dotyczy szczególnie branż charakteryzujących się nieprzewidywalnymi terminami realizacji. Przedsiębiorcy powinni realistycznie oceniać możliwość dotrzymania planowanych terminów

Organy podatkowe konsekwentnie stoją na stanowisku, że przedwcześnie wystawiona faktura jest tożsama z pustą fakturą w rozumieniu art. 108 ustawy o VAT. Takie podejście oznacza, że podatnik musi być przygotowany na:

Konieczność zapłaty VAT wykazanego na fakturze
Prowadzenie postępowania wyjaśniającego z organem podatkowym
Potencjalną konieczność obrony swoich praw przed sądami administracyjnymi
Dodatkowe koszty obsługi prawnej i księgowej

Z drugiej strony, ugruntowana linia orzecznicza sądów administracyjnych najwyższej instancji daje podatnikom mocne podstawy do obrony swoich praw. Wyroki NSA z 13 września 2022 roku (I FSK 434/19), 14 marca 2023 roku (I FSK 2093/18) oraz 21 kwietnia 2023 roku (I FSK 229/20) potwierdzają jednolite stanowisko w tej kwestii.

Praktyczne aspekty wcześniejszego wystawiania faktur

Przedsiębiorcy rozważający wcześniejsze wystawianie faktur powinni opracować odpowiednie procedury minimalizujące ryzyko problemów z organami podatkowymi. Kluczowym elementem jest właściwe planowanie i dokumentowanie procesów biznesowych.

Właściwe planowanie wcześniejszego wystawiania faktur wymaga analizy cyklu realizacji zamówień w danej branży. Przedsiębiorcy powinni uwzględnić średnie czasy dostaw, możliwe opóźnienia oraz czynniki zewnętrzne mogące wpłynąć na terminowość. Realistyczne planowanie zmniejsza ryzyko przekroczenia 60-dniowego limitu

Istotnym aspektem jest również prowadzenie odpowiedniej dokumentacji biznesowej. Umowy handlowe powinny precyzyjnie określać terminy dostaw, warunki płatności oraz procedury postępowania w przypadku opóźnień.

Monitoring realizacji zamówień stanowi kolejny kluczowy element systemu zarządzania ryzykiem. Przedsiębiorcy powinni na bieżąco śledzić postępy w realizacji dostaw i być przygotowani na podjęcie działań korygujących w przypadku zagrożenia przekroczenia terminów.

Warto również rozważyć alternatywne rozwiązania finansowe, które mogą zmniejszyć potrzebę wcześniejszego wystawiania faktur:

Negocjacja przedpłat od kontrahentów
Wykorzystanie faktoringu lub innych form finansowania
Optymalizacja cyklu należności i zobowiązań
Budowanie rezerw finansowych na pokrycie bieżących potrzeb

Wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa

Wcześniejsze wystawianie faktur może mieć znaczący wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa, ale wymaga ostrożnego podejścia do zarządzania przepływami pieniężnymi. Z jednej strony umożliwia przyspieszenie wpływów, z drugiej może generować dodatkowe obciążenia podatkowe.

Przyspieszenie wystawienia faktury nie gwarantuje przyspieszenia płatności od kontrahentów. Terminy płatności są zazwyczaj liczone od daty dostawy lub wykonania usługi, nie od daty wystawienia faktury. Przedsiębiorcy muszą uwzględnić ten aspekt w planowaniu przepływów pieniężnych

Szczególnie istotne jest uwzględnienie obowiązku podatkowego VAT, który może powstać wcześniej niż wpływy od kontrahentów. W przypadku uznania faktury za pustą przez organ podatkowy, przedsiębiorca będzie musiał zapłacić VAT z własnych środków, bez względu na otrzymanie płatności od nabywcy.

Planowanie podatkowe powinno uwzględniać wszystkie scenariusze rozwoju sytuacji:

Realizacja dostawy zgodnie z planem
Opóźnienie dostawy w ramach 60-dniowego limitu
Przekroczenie 60-dniowego limitu
Całkowita rezygnacja z realizacji transakcji

Najczęstsze pytania

Czy można wystawić fakturę więcej niż 60 dni przed dostawą?

Nie, zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty. Przekroczenie tego terminu stanowi naruszenie przepisów podatkowych.

Co się dzieje gdy dostawa nie nastąpi w ciągu 60 dni od wystawienia faktury?

Według organów podatkowych taka sytuacja może skutkować uznaniem faktury za pustą i obowiązkiem zapłaty VAT. Sądy administracyjne prezentują jednak stanowisko, że jeśli dostawa ostatecznie nastąpi, faktura nie może być uznana za pustą. W praktyce może to oznaczać spór z organem podatkowym.

Czy trzeba korygować przedwcześnie wystawioną fakturę?

Stanowiska w tej kwestii są podzielone. Organy podatkowe wymagają korekty przez wyzerowanie faktury, gdy dostawa nie nastąpi w terminie 60 dni. Sądy administracyjne wskazują, że korekta nie jest konieczna, jeśli faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy VAT przy wcześniejszych fakturach?

Obowiązek podatkowy VAT powstaje zgodnie z art. 19a ustawy o VAT z chwilą dokonania dostawy towarów lub z chwilą zapłaty, a nie z chwilą wystawienia faktury. Wcześniejsze wystawienie faktury nie wpływa na moment powstania tego obowiązku.

Jakie dokumenty należy przygotować przy wcześniejszym wystawianiu faktur?

Warto przygotować umowy handlowe określające terminy dostaw, korespondencję biznesową potwierdzającą planowane transakcje oraz dokumentację uzasadniającą potrzebę wcześniejszego wystawienia faktury. Może to być pomocne w przypadku kontroli podatkowej.